La nostra ultima versione del Fast Excel Development Template supporta completamente i sistemi modulari. Abbiamo scritto qui e là sui sistemi modulari. Ma, fino ad ora, dobbiamo ancora fornire contenuti approfonditi su come funzionano i moduli e perché dovresti usarli invece di una singola cartella di lavoro. Questo articolo sarà il primo di una serie a fare esattamente questo.
L’ultima versione di Fast Excel Development Template è stato creato dal mio buon amico e partner di Production-Scheduling.com, Gabriele Tettamanzi. Gabriele ha una prospettiva unica. Ha sia esperienza di gestione (responsabile delle operazioni per un fornitore automobilistico di primo livello) che capacità di consulenza (World-Class Manufacturing presso Fiat Chrysler Auto). Conosce a fondo l’eccellenza operativa e la catena di approvvigionamento. Ma ha anche una profonda conoscenza dei sistemi di gestione ed è un programmatore capace.
Ti dico ciò perché voglio illustrare perché è importante per noi di Production-Scheduling.com combinare l’eccellenza dei processi con le capacità di sviluppo dei sistemi. In questo articolo, mostrerò come questi sistemi modulari, realizzati con il Fast Excel Development Template , può applicare idee potenti che sono al centro delle migliori pratiche snelle.
Queste idee implicano un approccio dal basso alla pianificazione. Ciò contrasta con l’approccio top-down che ha in gran parte fallito con le applicazioni aziendali come ERP. Il principale punto di partenza è questo: i sistemi di pianificazione sono forti o deboli solo quanto l’approccio sottostante consente loro di essere. È importante avere il concetto giusto e capire perché la pianificazione top-down spesso non è riuscita ad aiutare le aziende a rispondere all’incertezza e a prepararsi per il futuro.
Questa storia farà un passo indietro e metterà alla prova alcuni dei presupposti sui sistemi di pianificazione. Suggerirà quindi alcuni principi pratici da utilizzare che possono portare a una migliore pianificazione. Se desideri un altro tutorial pratico di esattamente come sviluppare sistemi modulari basati su Excel con il modello di sviluppo, quindi vai qui. Questo link ti porterà a un webinar (o dopo il 1 novembre 2022, una replica di un webinar) dove forniremo esattamente questo. Nel frattempo, potrebbe essere utile capire un po’ di contesto.
Prima di immergerci, una parola sul software versus i fogli di calcolo. I punti deboli della pianificazione top-down possono essere illustrati con esempi di pacchetti software. Il nostro suggerimento di una soluzione bottom-up può essere implementato sotto forma di fogli di calcolo. Tuttavia, questo argomento non riguarda quanto il software ERP sia ottuso e come i fogli di calcolo dovrebbero dominare il mondo. Offriamo una soluzione Excel solo perché è qualcosa che puoi portare via e iniziare a utilizzare oggi. È possibile che sia disponibile una piattaforma software che supporti davvero queste idee. Se c’è allora fammi sapere nei commenti qui sotto. Ma ha senso comprendere e applicare le idee prima di intraprendere un progetto per valutare, approvare e implementare un altro prodotto software.
Vorrei fornirvi una panoramica di come funziona il Fast Excel Development Method con moduli e strumenti rispetto ai sistemi modulari . Ed esattamente cosa intendiamo con questi termini. Ma prima, facciamo un passo indietro e chiediamo: perché?
Il fallimento dell’ERP e la persistenza dei fogli di calcolo
MRP (Material Requirements Planning) è stata una delle prime applicazioni aziendali. Lasceremo la storia esatta ad un altro articolo. Per ora diciamo che i primi computer furono usati per la prima volta per far esplodere le distinte base presso i produttori di motori aeronautici GE e Rolls Royce negli anni ’50. Il processo e il sistema di MRP sono stati creati commercialmente come MRP da Joe Orlicky e IBM nel 1964.
I sistemi aziendali sono cresciuti attorno a questa funzione originaria: prima è arrivato MRP, poi MRPII (Manufacturing Resources Planning) e infine ERP (Enterprise Resource Planning). ERP sembra essere rimasto il termine per il software che gestisce le operazioni di un’azienda. La “P” per la pianificazione è più un artefatto storico che una vera descrizione della funzione del software.
Dai suoi inizi come routine di pianificazione, negli ultimi 20 anni sono state aggiunte funzioni su funzioni. Ora la maggior parte dei sistemi ERP ha poco a che fare con la pianificazione. Sono molto più simili a sistemi di cronologia delle transazioni e controllo dei dipendenti piuttosto che strumenti per aiutarci a prendere decisioni sul futuro.
Quindi, nonostante il nome, non dovrebbe sorprendere che la pianificazione sia spesso l’area in cui i sistemi software ERP funzionano peggio. Nel complesso, sembra che le funzioni contabili e transazionali funzionino meglio della pianificazione e dell’analisi. Questo vale sia per le operazioni che per la finanza.
Perchè così? Forse perché il management presta più attenzione alla chiusura dei libri contabili e al controllo della finanza rispetto al nocciolo delle operazioni e della catena di approvvigionamento. Forse il materiale transazionale è più facile da standardizzare tra le aziende che seguono gli stessi standard contabili, mentre la strategia operativa tra le aziende è più diversificata.
L’ERP veniva spesso venduto al management e al consiglio di amministrazione come strumento per ottenere visibilità e controllo finanziari. Per soddisfare le diverse esigenze delle diverse aziende, molte implementazioni hanno comportato la personalizzazione. E quella personalizzazione ha fatto andare le cose storte. Altri hanno tentato di inserire il sistema standard senza personalizzazione. Ma se quei processi standard non soddisfano le esigenze del business, inevitabilmente le persone non li seguono, anche se “dovrebbero”.
Il risultato è che l’ERP/MRP può apportare valore a un’azienda, ma è probabile che il valore abbia meno a che fare con la pianificazione e più con il controllo.
Hai letto questo articolo su un sito Web che fornisce modi per sviluppare strumenti di pianificazione in Excel. Il sito è attivo da più di 20 anni. Attualmente, riceviamo alcune migliaia di visitatori al mese e abbiamo 17.419 abbonati (al 15 ottobre 2022). Se ERP fosse bravo a pianificare, forse non sarebbe così. Inoltre, questi abbonati non sono piccole aziende che non possono permettersi i sistemi ERP “Best in Class”. Moltissimi provengono da multinazionali che gestiscono impianti da oltre 100 milioni di dollari. La migliore stima del reddito mediano delle organizzazioni rappresentate tra i lettori è compresa tra decine e centinaia di milioni di dollari USA o euro all’anno.
Vari sondaggi valutano costantemente il successo dei progetti ERP intorno al 20-30%. Prenditi un minuto per pensarci. Se qualsiasi altra tecnologia non IT avesse un tasso di errore del 70%, molto rapidamente la spesa in conto capitale si esaurirebbe. Quale azienda impegnerebbe una spesa di capitale per qualcosa con quel track record? E così potrebbe essere per beni strumentali, impianti o quasi qualsiasi altro progetto di investimento. C’è qualcosa di speciale nell’ERP (e in altre applicazioni di grandi dimensioni) e sembra giocare con regole diverse.
Ora, potresti dire: Il alto errori del profilo (Lidl, Worth and Co, Revlon MillerCoors a citarne solo alcuni) attirano un’attenzione indebita e ciò ignora i numerosi casi di studio di successo. Tuttavia, se elimini i casi scritti da fornitori o sponsorizzati (SAP ha dichiarato Lidl a vincitore nella sua categoria “Innovazione” per il 2016. Il progetto SAP da 500 milioni di euro è stato annullato nel 2017!) c’è ben poco in termini di indipendente prova di successo costante. E molti risultati indipendenti di fallimento.
Confronta questo con un’altra tecnologia nata più o meno nello stesso periodo: la lavorazione CNC (Computer Numerical Control). È giusto dire che la produzione è stata trasformata dalla precisione, velocità, produttività e qualità delle macchine CNC. Qualsiasi officina meccanica che commissiona oggi un nuovo CNC avrebbe un’aspettativa di successo molto diversa. Se provassi a vendere a un responsabile tecnico un CNC con un track record del 70% di fallimenti nella qualifica e nella messa in servizio, verresti giustamente deriso dalla stanza.
Allora, perché i sistemi IT falliscono? Perché così tante aziende si impegnano in questi progetti con aspettative irrealistiche? Una grande domanda a cui non posso tentare di rispondere completamente qui. Sono sicuro di poter dire che la complessità gioca un ruolo importante.
ERP e Complessità
Un ERP è un sistema complesso. Un’implementazione ERP è un progetto complesso. un sistema complesso è definito da:
I sistemi complessi sono sistemi il cui comportamento è intrinsecamente difficile da modellare a causa delle dipendenze, delle competizioni, delle relazioni o di altri tipi di interazioni tra loro parti o tra un dato sistema e il suo ambiente.
Wikipedia, Sistema complesso
Due caratteristiche critiche di un sistema complesso che i sistemi aziendali condividono sono la non località (azione a distanza) e la non proporzionalità (piccoli cambiamenti possono avere effetti molto grandi). Nel suo eccellente libro, Evitare i disastri IT: errori sui sistemi aziendali e su come superarli, Lance Gutteridge discute del motivo per cui il nostro buon senso, sviluppato nel mondo fisico, non è attrezzato per far fronte al mondo del software.
La nostra visione dei sistemi basata sul “buon senso” è meccanica. Il modo in cui pensiamo ai sistemi (e alle organizzazioni…) ha radici nella rivoluzione industriale. Come molti altri modi di pensare (almeno in Occidente), questo modello è per lo più derivato dall’era vittoriana con alcune radici nell’antica Grecia. È così comune e diffuso che lo accettiamo semplicemente come funziona il mondo. Ma non descrive la realtà, è solo un modello mentale. Molte volte è il modello mentale sbagliato.
Dal punto di vista meccanico, un sistema è sempre locale e proporzionale. Se c’è un problema, la causa principale si trova sempre vicino al punto in cui si verifica il sintomo. E piccoli errori avranno solo piccoli effetti, quindi puoi andare avanti con problemi noti e risolverli attraverso un miglioramento incrementale.
In questo contesto, il contrasto tra software aziendale e macchine come CNC è perspicace. Con la lavorazione meccanica, se si ottengono parti fuori tolleranza, è probabile che abbia a che fare con l’azionamento o il meccanismo di taglio. Ingrandisci quella parte della macchina e trova uno strumento usurato o disallineato. Se si tratta di un errore di programmazione, è possibile risalire al file CAD e all’area della parte che corrisponde a tale tolleranza di errore. I miglioramenti nel software CAD, ad esempio, o il meccanismo di azionamento o la manutenzione degli strumenti possono essere apportati indipendentemente l’uno dall’altro e andranno a beneficio di ogni parte che verrà realizzata in futuro con quel sistema migliorato.
Non è così con un ERP. Il flusso di dati tra tabelle di database relazionali, schermate di input, scanner e decisori è intricato e complicato. Occorrono decine o centinaia di pagine di documenti per descrivere la funzione e la logica. L’unica cosa che descrive completamente il sistema è il codice sorgente stesso. Si tratta di molti livelli rimossi dai requisiti degli utenti e dai flussi dei processi aziendali. Un problema in una parte può avere effetti multipli e disparati.
Un sistema meccanico supporta un approccio dall’alto verso il basso. Puoi iniziare con i requisiti e le specifiche di livello superiore e trasferirli fino in fondo ai singoli elementi. Il tutto è la somma delle sue parti. Un sistema complesso sfida questo approccio dall’alto verso il basso: il tutto è più della somma delle sue parti.
Un sistema complesso richiede un modo di pensare che metta in discussione il modello meccanico. Questo cerca un ordine dal basso verso l’alto che inizia con gli elementi e il modo in cui interagiscono tra loro, piuttosto che come “dovrebbero” interagire, sulla base di obiettivi dall’alto verso il basso. Pensando in questo modo, sarà difficile adottare un approccio dall’alto verso il basso per implementare e gestire un sistema complesso. Forse è per questo che tanti progetti ERP falliscono.
Se hai fatto parte di un’implementazione ERP fallita – ea giudicare dalle mie conversazioni negli ultimi 10 anni, molti lettori lo hanno fatto – allora non è colpa tua. Con il software aziendale, abbiamo scatenato una bestia che gli esseri umani non possono comprendere appieno.
Questo è controintuitivo. Dopotutto, la maggior parte dei dirigenti pensa di capire cosa fa un sistema ERP. La maggior parte dei sistemi ERP ha una logica molto rudimentale. L’obiettivo di “pensare” di un sistema ERP di successo è molto semplice. La stragrande maggioranza dei produttori si trova a una certa distanza dall’apprendimento automatico e dall’intelligenza artificiale, nonostante il clamore intorno a Industry 4.0. Eppure, anche con la logica e la matematica di base, questi progetti falliscono.
Ad essere onesti, la definizione di fallimento è ampia. Potrebbe significare che ha fatto esplodere il budget, ha superato il tempo. Non deve essere una cancellazione multimilionaria. Più comunemente, un errore significa che il sistema non soddisfa i requisiti specificati. Non fa quello che si prefiggeva di fare. Poiché la maggior parte delle aziende non cancella le spese e ricomincia, le persone che lavorano nel settore devono accontentarsi. E questo di solito significa estrarre i dati dal sistema e lavorarli in Excel.
Excel e la persitenza dei fogli elettronici
Non sorprende quindi che Excel sia ancora di gran lunga il prodotto software più utilizzato nella produzione e probabilmente nel business nel suo insieme. I fornitori di software sono desiderosi di sottolineare i pericoli dei fogli di calcolo, non da ultimo perché sono spesso incorporati nei processi che stanno cercando di sostituire. Ed è allettante sottolineare i vari errori catastrofici che sono derivati da errori del foglio di calcolo.
Ma confrontare il fallimento dell’ERP con gli errori del foglio di calcolo è un errore di categoria. Ogni cartella di lavoro di Excel inizia con un foglio di calcolo vuoto. A parte le soluzioni puramente autoctone, ogni sistema ERP inizia con un prodotto confezionato. I fornitori spesso abilitano e persino incoraggiano la personalizzazione (fa crescere le entrate e sposta le responsabilità), ma il punto di partenza è solitamente un sistema legacy. O più probabilmente, un mucchio di sistemi legacy accumulati in anni di acquisizione e/o aggiornamento.
Abbiamo tutti visto alcune presentazioni incredibilmente pessime e letto alcuni documenti diabolici. Ma guardiamo all’autore per la responsabilità, non incolpiamo Powerpoint o Word. Excel è uno strumento… per lo sviluppo di strumenti. A volte molti file Excel potrebbero funzionare insieme come un sistema. E questi strumenti e sistemi possono essere buoni, cattivi o brutti, a seconda di come sono stati costruiti.
Perché sviluppare sistemi basati su Excel per applicazioni aziendali? Perché l’alternativa spesso non funziona e le persone trascorrono troppo tempo a eseguire lavori manuali ripetitivi sui dati che possono essere facilmente automatizzati. Dobbiamo eliminare il nostro ERP? Ovviamente no. Probabilmente ci sono alcune cose che fa bene (probabilmente le cose transazionali) e dobbiamo usare quei dati per non replicarli.
In che modo i sistemi modulari in Excel aiutano con la complessità?
Sviluppiamo sistemi che utilizzano moduli per due ragioni principali:
- Per controllare il flusso: dividi un flusso complesso di informazioni e processi decisionali in blocchi gestibili.
Se stiamo pianificando domanda, inventario, materiali e capacità, possiamo incapsulare ciascuna di queste funzioni nel proprio modulo. L’organizzazione utente può testare e convalidare gli input e gli output di ciascuno. Questo crea una comprensione e una fiducia dettagliate. Evita l’approccio “scatola nera” che prende una serie di input e fornisce una serie finale di output, ma si capisce poco come sono stati derivati. - Crea blocchi predefiniti riutilizzabili: moduli che vengono definiti una volta e possono essere distribuiti più volte.
Ciò significa che c’è molta più attenzione sul miglioramento di un blocco logico standard. Quel ciclo di utilizzo e feedback è fondamentale per il miglioramento. Più velocemente gira il ciclo, più velocemente migliorerà il modulo. Quando abbiamo una versione migliorata, la sostituiamo con quella in distribuzione senza dover riprogettare l’intero sistema.
Ora, se dovessimo sviluppare un intero sistema di pianificazione integrato, ma suddividessimo il progetto in moduli che si collegano tra loro, ci sarebbero dei vantaggi. Ma questo sarebbe ancora un approccio dall’alto verso il basso. Potrebbe non aiutare con quei problemi derivanti dalla complessità. Se invece ogni modulo è creato con i propri processi, in grado di prendere decisioni e rispondere al feedback, allora potrebbe ottenere alcuni dei vantaggi dall’essere un agente adattivo in un sistema complesso piuttosto che un insieme di ingranaggi e pulegge in un sistema più grande macchina.
Questa idea richiederà molto più tempo per essere illustrata a fondo. Col tempo, potrò approfondire ulteriormente questo aspetto in altri articoli più avanti in questa serie. Per ora consideriamo un esempio con due scenari:
Scenario A: L’inventario è troppo alto con troppi mancanti, quindi dobbiamo migliorare le previsioni della domanda. Acquistiamo un nuovo software di previsione e lo integriamo con il nostro ERP. Ora prendiamo una previsione generata e la inseriamo direttamente nella nostra routine di pianificazione in modo che possa ridurre le carenze e trasformare l’inventario più velocemente. Un piccolo cambiamento nell’algoritmo di previsione può avere grandi effetti sulle nostre prestazioni. Ma non capiamo davvero queste modifiche (si basa sull’algoritmo proprietario del fornitore) e dobbiamo aspettare e vedere se le modifiche sono positive o negative.
Scenario B: l’inventario è troppo alto con troppi mancanti, quindi dobbiamo migliorare le previsioni della domanda. Forniamo ai nostri pianificatori della domanda un modulo che crea previsioni e ne misura l’accuratezza. I pianificatori utilizzano questo feedback di misurazione per mettere a punto l’algoritmo. (La maggior parte dei software di previsione utilizza lo smoothing esponenziale e questa formula è ampiamente disponibile e compresa, quindi la sua modifica non richiede conoscenze proprietarie). I pianificatori della domanda utilizzano queste informazioni sulla previsione delle prestazioni per migliorare il collegamento con le vendite e le operazioni. I risultati li aiutano a dare priorità al loro tempo e a concentrarsi sulle poche parti critiche che sono difficili da prevedere e richiedono attenzione. Questo li rende più efficaci e indirizza i miglioramenti nel punto in cui c’è più leva. Gli effetti sulla disponibilità e sui costi dell’inventario sono quindi mirati e più prevedibili.
Lo scenario A dipende da un approccio completo dall’alto verso il basso per ottenere risultati. La direzione seleziona il software di previsione e lo affida ai pianificatori. Il successo dipende da qualcosa nascosto nel codice sorgente del prodotto che nessuno nell’azienda comprende. Lo scenario B utilizza un approccio dal basso verso l’alto. Consente ai pianificatori di identificare tutti i vantaggi per loro e quindi di utilizzare tali vantaggi per ottenere prestazioni complessive migliori.
Lo scenario A richiede un’unica grande implementazione, ma lo scenario B può essere eseguito in modo graduale. Lo scenario A richiede un budget di capitale sostanziale in anticipo e richiede un atto di fede. B ha una progressione più organica e usa il successo per costruire il business case per di più.
Ci sono forti vantaggi nella creazione di blocchi semi-autonomi di pianificazione e feedback. Questo è l’inizio del Systems Thinking con un focus su come il sistema è composto da elementi interagenti. Può portare a un’organizzazione molto più reattiva e adattiva. C’è molto altro da dire su questo, ma per ora passeremo agli aspetti pratici dello sviluppo in Excel come nello Scenario B.
Come sviluppare buoni sistemi basati su Excel
Passa allo sviluppo di buoni sistemi in Excel. Prima di darti download, registrazioni video e tutorial, riflettiamo su alcuni concetti. Sono rimaste circa 1800 parole in questo articolo e ci vorranno circa 7-8 minuti per completarlo. Per favore, prenditi del tempo prima di saltare nei fogli di calcolo e ti prometto che ne varrà la pena.
Vorrei parlare di come evitare sia i problemi di complessità che gli errori tipici dei fogli di calcolo? Ecco cinque semplici regole da seguire:
- Definisci chiaramente il processo e come esso crea valore.
Assicurati di sapere cosa vuoi ottenere e che corrisponda a ciò che l’utente desidera e di cui ha bisogno. Dovresti essere in grado di spiegarlo in un’immagine o in poche semplici frasi. - Adotta un approccio passo passo o a fasi per raggiungere l’obiettivo.
Inizia con i semplici “must-have” e poi aggiungi i “nice-to-have” in un secondo momento. È meglio distribuire un numero limitato di funzioni efficaci, piuttosto che un unico grande sistema. Utilizzare un ciclo a circuito chiuso (Plan-Do-Check-Act o simile) e verificare che ogni passaggio o fase funzioni prima di procedere. - Utilizza un approccio strutturato.
Ti offro il Fast Excel Development Method come unico approccio da utilizzare e il Template aiuterà. “Separa dati, calcoli e report” – fai questa cosa e sei già a metà strada. - Gestiscilo in un flusso.
Crea lo strumento o il sistema come una serie di passaggi lineari che collegano insieme il flusso. Se sono presenti diverse aree funzionali (materiale, capacità, inventario, domanda), inseriscile ciascuna in un modulo e unisci i moduli in un flusso. Fai le cose una alla volta, prova e verifica ogni passaggio. - Rendi la logica visibile e visiva.
Mantieni la logica visibile e non nascosta e sepolta nel codice. Gli utenti potrebbero non conoscere la meccanica dettagliata dello strumento o del sistema, ma dovrebbero conoscere gli input, i passaggi logici principali e come vengono calcolati gli output. Rendere il flusso visibile e visivo è uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di fogli di calcolo di altre forme di sviluppo dei sistemi. Evita l’approccio “scatola nera” in cui nessuno tranne lo sviluppatore conosce il funzionamento.
Potrei scrivere un articolo su ciascuno di questi, – e forse lo farò. Nel resto di questo articolo, vorrei mostrare come il Metodo Fast Excel e il Modello può aumentare. Da un semplice strumento a un sistema di pianificazione integrato, la metodologia e il modello Fast Excel possono essere ridimensionati in modo graduale. Il tutto senza dover scrivere alcun codice VBA.
Alcune parole sulla terminologia
Molti di questi termini sono usati in altri campi. Trovo che a volte le persone accedano al sito aspettandosi qualcosa da una certa parola, ad esempio “modello”. quando il download non corrisponde a questa aspettativa, può causare confusione o delusione. Questo semplice glossario potrebbe aiutare ad allinearsi su determinati termini.
- Fast Excel Development Method
Un insieme di principi e tecniche per lo sviluppo di strumenti e sistemi utilizzando fogli di calcolo Excel. Ecco una panoramica. - Fast Excel
Abbreviazione di Fast Excel Development Method sopra. - Development Template
Una cartella di lavoro Excel gratuita precompilata con fogli modello e macro VBA per lo sviluppo di strumenti e sistemi utilizzando il metodo di sviluppo rapido di Excel. - Planning Template (modello di pianificazione)
Una cartella di lavoro di Excel che contiene una semplice logica di pianificazione. Tendiamo a non offrire modelli di pianificazione perché di solito violano il principio di “Dati separati, calcoli e rapporti”. Leggi qui per un esempio di modello di pianificazione e più spiegazione della differenza. Al contrario, offriamo strumenti di pianificazione gratuiti e sistemi creati utilizzando il modello di sviluppo. - Strumento (Pianificazione)
Di solito si tratta di una singola cartella di lavoro di Excel che esegue una funzione di pianificazione. Esempi potrebbero essere Pianificazione della capacità, Pianificazione dei materiali o Programmazione con vincoli di materiale. È più potente di un modello ed è più equivalente a uno strumento software. Uno strumento di solito avrà input di tabelle di dati anziché digitare valori in un foglio di calcolo. - Sistema (Pianificazione)
Un insieme di moduli della cartella di lavoro di Excel che eseguono ciascuno una funzione. Il sistema è spesso multifunzionale e può essere scalato fino alla piena pianificazione integrata (domanda, inventario, capacità , MRP, acquisti, ecc.). Un sistema presenta una serie di vantaggi rispetto a uno strumento che verranno spiegati di seguito. - Modulo
Un modulo è una singola cartella di lavoro di Excel che esegue un’unica funzione di pianificazione. Più moduli lavorano insieme come un sistema. L’output di un modulo di solito è una tabella di dati come input per un altro modulo. È possibile fare in modo che uno strumento o un insieme di strumenti funzionino insieme come moduli in un sistema.
Struttura e flusso in uno sviluppo Fast Excel
Ci sono due idee chiave nelle regole sopra per uno sviluppo efficace di Excel: struttura e flusso. Il Fast Excel Development Template li fornisce entrambi e le implementazioni che lo utilizzano possono essere compresi da chiunque comprenda il Fast Excel Development Method.
Flusso
Le informazioni fluiscono dalle tabelle di input, attraverso i calcoli e nella tabella di output o in un report. Puoi vedere il flusso in tre modi principali:
- Di cella in cella utilizzando le formule nello stesso foglio di lavoro. Questo è uno standard del metodo di sviluppo Fast Excel sin dall’inizio. Tutti i calcoli in un unico foglio vengono inseriti nella formula posta nella riga 8. Le formule lavorano da sinistra a destra, partendo dalla colonna A nel caso di un foglio di tipo Table o dalla colonna di destra più immediata nel caso di fogli di tipo Query, Stack o Pivot.
- Da foglio di lavoro a foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro. La direzione del flusso è da sinistra a destra. Quindi, i primi fogli sono fogli di input verdi, passano i dati ad alcuni fogli di calcolo grigi. Ciò si combina con altri fogli di input e quindi abbiamo un foglio di calcolo finale prima dei fogli gialli contenenti report posti alla fine. Il collegamento tra i fogli di lavoro avvien tramite gli usuali riferimenti di cella, ricerche da intervalli denominati e tabelle pivot.
- Da modulo a modulo nello stesso sistema. Ciascuno dei moduli avrà fogli che scorrono come sopra. Quindi l’uscita di un modulo diventa l’ingresso del successivo. Questo flusso è definito in un modulo master. Il collegamento tra i moduli non avviene tramite i riferimenti di cella e le cartelle di lavoro collegate, ma piuttosto tramite file di testo. Ecco due diversi esempi
Struttura
Con tre modi definiti per il flusso delle informazioni, abbiamo l’inizio di una gerarchia. Questa è elencato sopra dal basso (con maggiori i dettagli) verso l’alto.
Come facciamo a sapere quando aggiungere un’altra formula anziché iniziare un altro foglio? Come facciamo a sapere se creare una grande cartella di lavoro con molti fogli o suddividerla in moduli? Ecco alcune linee guida per ciascuno di questi quesiti:
- Formule. Continua con le formule per i calcoli sulla stessa tabella di dati. Se è necessario eseguire operazioni sugli ordini cliente a livello di riga dell’ordine cliente, fai eseguire tutte queste operazioni nello stesso foglio degli ordini cliente. Quando si modifica la struttura della tabella, di solito quando si esegue un’operazione sulla tabella stessa, è necessario un nuovo foglio di lavoro.
- Fogli di lavoro. Quindi, un nuovo foglio di lavoro per ogni tabella. Il vecchio stile di Fast Excel Development continuava semplicemente ad aggiungere fogli di lavoro. Ora con la nuova versione, andremo a un nuovo modulo quando c’è un cambiamento nella funzione. O quando si desidera contenere un blocco di funzioni e controllarne gli ingressi e le uscite.
- Cartelle di lavoro Modulo. È possibile aggiungere nuovi moduli con una modifica della funzione (pianificazione della domanda, MRP, capacità, ecc.). In questo modo puoi scalare senza dover cambiare le cose che stanno già funzionando. Ci sono molti vantaggi nel mantenere ogni modulo in una dimensione controllata in modo da non finire con file da 30 MB con 10 o 100 di fogli.
La struttura significa che puoi gestire le cose dall’alto verso il basso (quale funzione di alto livello nel sistema viene implementata) e dal basso verso l’alto (qual è la logica e i dati necessari per ottenere la funzione). Puoi vedere i dettagli al livello delle formule e le funzionalità al livello di moduli. Gli sviluppatori devono conoscere molto dettagliatamente ogni formula; gli impiegati operativi saranno felici di comprendere il livello del foglio di lavoro; e chi ha responsabilità decisionali sarà interessato ai moduli e a come questi sono collegati al business.
In che modo la struttura e il flusso aiutano a gestire la complessità
Sistemi di pianificazione come questo sono molto più specializzati e mirati di un sistema ERP. La pianificazione riguarda il futuro e un sistema di pianificazione mirato non tenterà di gestire le transazioni storiche. Non sarebbe possibile tracciare il flusso di informazioni per un tipico sistema ERP senza molti documenti e diagrammi che mostrano tutti i percorsi.
Quindi, possiamo lavorare a fianco del sistema transazionale. Il nostro sistema di pianificazione basato su Excel può utilizzare tutti quei dati transazionali. Ma mantenendo l’attenzione sul futuro e su una serie ristretta di decisioni da prendere nella pianificazione (cosa, quanto e quando acquistiamo, produciamo e inviamo), il sistema può mantenere una struttura e un flusso chiari.
La struttura ci consente di definire esattamente quali input e output può richiedere ogni passaggio. Questi input possono essere verificati, convalidati e controllati. Ciò significa che il progetto complessivo può essere suddiviso in piccole unità autonome di elaborazione. Chiunque abbia visto la potenza del Process Mapping (e del Value-Stream Mapping, SIPOC, Agile, DevOps et al) apprezzerà il fatto di avere un flusso chiaramente definito che mostra come viene creato il valore.
Ciò significa che i sistemi sviluppati con questo metodo possono essere eseguiti in giorni e settimane anziché in mesi, trimestri o addirittura anni. E la percentuale di successo del progetto è nell’intervallo 90%+. Non perché questo metodo funzioni in modo magico, ma perché le aspettative si basano su un numero limitato di risultati critici. E la struttura e il flusso visibili significano che noi umani con la nostra visione fisica del mondo possiamo capirlo e controllarlo meglio.
E quindi come puoi iniziare?
A breve rilasceremo la versione 4.2 del nostro Fast Excel Development Template. A breve, aggiungerò un link ad un articolo relativo ad un esempio applicativo che scriverà il mio collega Gabriele Tettamanzi. Questo webinar del 1° novembre 2022 ti mostrerà come usare il nuova Fast Excel Development Template.
Come molte cose, si comprende meglio con un esempio. Ti mostreremo come costruire un semplice sistema con moduli. Ci vediamo al webinar.