Dati, calcoli e rapporti tutti mescolati insieme sullo stesso foglio di lavoro. Questa è la principale fonte di frustrazione e mancanza di felssibilità per gli utenti business di Excel.
Lo scenario tipico è il seguente: un foglio di lavoro contiene alcuni dati; l’utente deve vedere i calcoli basati sui dati, aggiunge nuove colonne o righe e quindi creare una formula. Questo mix di dati e calcoli viene quindi utilizzato come report per gestire i valori e condividerli con altre persone.
Di seguito è riportato un tipico esempio di cartella di lavoro utilizzata per pianificare la capacità di produzione. Contiene un mix di calcoli e report, rendendo i dati bloccati e statici.
Il problema è che questo foglio è stato messo a punto solo per eseguire solo i calcoli la prima volta. Se un utente desidera visualizzare il programma di produzione per giorno o per mese, deve creare un altro foglio.
Una volta che questo foglio è stato inviato ad un altro utente e quest’ultimo ha apportato modifiche ai dati, si hanno due versioni doverse: qual è quella corretta? Per distribuire i report, distribuiscono copie dei dati che possono essere nuovamente modificate. Molto presto, nessuno ha una copia corretta e regna l’incertezza.
Un modo migliore è quello di separare dati, calcoli e rapporti. I dati vengono estratti da un’unica fonte: un database o più semplicemente un’importazione di file di testo. Ogni utente estrae dalla stessa fonte di dati. Questa è la “fonte unica della verità”, apprezzata da tutte le operations e dai professionisti IT.
I calcoli vengono eseguiti su fogli di lavoro e cartelle di lavoro dedicati. I report sono generati da tabelle di dati che consentono diversi tipi e livelli di analisi di dettaglio in formato di grafico o di matrice di presentazione dati.
Questi principi di progettazione forniscono una solida base per il sistema. Tutti gli utenti stanno lavorando con lo stesso insieme di dati, con lo stesso insieme di fatti. Un gruppo controllato di pianificatori e specialisti esegue calcoli e quindi distribuisce i dati utilizzando i report senza esporre i calcoli a modifiche non autorizzate.
Le prestazioni solide e affidabili di un buon software non si limitano allo sviluppo di software costoso. Chiunque può seguire il metodo di sviluppo Fast Excel per sviluppare sistemi con le stesse qualità.
Ecco un breve video tutorial che mostra come la cartella di lavoro mostrata sopra è migliorata usando queste tecniche.
Continuate a leggere per vedere come questi principi di progettazione supportano l’implementazione rapida della logica di pianificazione consentendo agli utenti di definire un calcolo una volta e applicarlo istantaneamente a migliaia di righe di dati.
Successivo: Mettere a punto la logica di calcolo in un unico posto e applicarla a migliaia di righe.